文件材料準備

在開標前，應準備一系列文件材料，以備開標時之用。這些文件材料主要包括在招標階段、投標階段所形成的文件材料和開標階段、評標階段以及定標階段需要使用的文件材料。由于招標采購過程是以法定方式和程序進行的，其中各個階段所使用的文件材料都應該便于查閱和使用，因而所有的文件資料都必須以書面形式準備并提供。根據開標需要，應準備以下幾類文件資料：

招標階段所形成的文件材料。在招標階段，由于要編制、發售招標文件等，在這些項工作進行過程中，會形成與招標采購有關的一系列文件、材料等書面資料，而這些資料在開標、評標過程中將要被用到，因此在開標前有必要對這些文件、材料進行整理、歸集，形成招標文件資料。一般來說，根據招標階段的幾個工作環節，招標文件材料主要有：招標文件編制過程中所形成的資料和招標文件發售過程中所形成的文件材料。其中，招標文件編制過程中所形成的文件材料主要包括采購人委托項目時所提交的與項目有關的資料，招標采購機構在組織項目實施前所編制的采購方案和所歸集的項目資料，在編制招標文件時對項目的分析論證資料，招標文件底稿以及正式的招標文件。招標文件發售過程中所形成的文件資料，主要包括招標公告信息發布資料，響應招標項目的供應商信息，供應商提交的資格證明文件材料，對供應商進行資格審查時的書面記錄及其相關資料，經審查資格合格的供應商名單和資格不合格供應商名單及其理由說明和文件證明材料，資格審查工作底稿，招標文件發售記錄，組織供應商進行現場勘察及對項目解釋答疑記錄，供應商對招標文件有關內容提出的書面詢問，招標組織機構因對招標文件進行修改、澄清、補正所形成的補充招標文件等。值得注意的是，有關招標文件的發售記錄，尤其是購買了招標文件的供應商名單要在一定范圍內和一定時期內相對保密，以防有可能參與投標的供應商信息泄露。

投標階段所形成的文件材料。招標階段之后，所要進行的是投標，即投標供應商編制投標文件并向招標組織機構遞交投標文件。在這個過程中，由于投標供應商對招標文件的有關內容有疑問而需要向招標組織機構提出書面詢問，招標組織機構要對詢問的有關內容作出書面答復；投標供應商要向招標組織機構遞交投標文件、交納投標保證金，招標組織機構要接收投標文件并向投標供應商出具簽收證明等，這些工作，都需要有書面的文字記載，而這些書面的文字記載集中起來，就形成了投標階段的文件材料。招標組織機構在開標前，必須注意收集這些文件材料，并進行歸集整理，以備開標時之用。在這些文件材料中，最重要的就是投標供應商遞交投標文件時的記錄，供應商遞交投標文件時的簽名，招標組織機構在接收投標文件時的書面記錄、向投標供應商出具的簽收投標文件的證明、收取投標保證金的收據等。值得注意的是，在投標階段，有關投標供應商遞交投標文件的資料、記錄等信息，應在一定范圍內和一定時期內相對保密，尤其是要對供應商提交的投標文件要妥為保管，以防投標文件遺失或者投標信息泄露。

開標所需要的文件材料。開標，有地方和機構稱其為開標儀式，有些也稱其為開標大會或開標會，不論叫什么，其形式都是按照招標文件的規定，以一種會議的方式公開舉行，其程序都是法定的。在開標時，要公開宣讀投標人的投標報價以及投標文件中的有關內容，宣布一些注意事項，并對評標、定標作出安排。在這個過程中，需要使用一些書面的、格式化的文件材料，這些文件材料都必須在開標前制作、準備完備。根據開標需要，這些書面、格式化的文件材料主要有：開標會場紀律，開標議程，監督人員和工作人員以及參加開標的領導和來賓以及其它有關人員名單，開標儀式主持詞，工作人員職責及注意事項，投標人注意事項等；如有領導參加并需要領導講話，則還應為出席會議并講話的領導草擬準備講話稿；如有監督人員或者監證人員參加，則還應提前為他們準備監督或監證時所使用的相關文件材料。另外，還需要提前準備開標前到會人員的簽到冊，并為與會人員準備必要的書面文件、材料等。

評標過程所需要的文件材料。評標是在開標結束后進行的，一般情況下，開標結束之后，接著就要進行評標，開標與評標的兩個階段之間沒有時間間隔，因此在開標前就要把評標時所需要的文件材料準備完備，以備評標之用。根據評標需要，評標需要使用的文件材料主要有：評標工作安排，評標程序，評標工作紀律，評標注意事項，評委會工作職責，評標辦法、評分標準、評分表格等，其中最主要的就是評標辦法和評標標準、評標表，這些文件材料已經載入了招標文件的，則不必另行準備；如果沒有在招標文件中載入，則要另行準備并向評委會提供。有些地方、有些機構還要求評委會成員在評標前要簽署廉政承諾書，如有必要，就應該在開標前把承諾書格式準備齊備，在評標開始前提供給評委會，要求評委會成員簽訂。

定標過程所需的文件材料。評標結束之后，招標組織機構則要根據評標委員會提交的評標結果報告以及評委會推薦的預中標人確定中標人。一般情況下，招標組織機構在定標時，應依照《政府采購法》、《招標投標法》和有關法律、法規，并根據項目招標文件關于定標條款的規定，確定中標人。定標時所需要的文件材料主要是定標原則和定標依據等，這些文件材料一般也在招標文件中事先已經載明，但有些在招標文件只是原則性規定，如有必要，應在開標前將其細化，制定出具體的細則。在有些地方，規定招標組織機構將評委會的評標結果報告提交給采購人，由采購人根據評標結果報告確定中標人；還有些地方，規定由采購人委托評標委員會直接確定中標人，或者委托招標組織機構根據評委會的評標結果報告直接確定中標人，不論采用哪一種方式，都必須在開標前將定標所需的文件材料準備齊備。